문서 관리자 추가

문서 관리자는 전 직원이 상신한 문서에 대한 조회, 문서철 권리 권한을 가집니다.

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문서 관리자는 공개/비공개 문서, 미결, 승인으로 종결, 반려로 종결된 모든 문서를 관리할 수 있으며 폐기된 문서를 복구하거나 영구 폐기할 수 있습니다.

사용자 화면	문서관리자 화면

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① 문서철 관리 : 문서들이 담길 철 정보를 생성 및 관리할 수 있습니다.

A부서에서 B부서로 필요에 의해 문서를 소유하도록 전달할 수 있습니다.

② 결재 문서 관리

• 미결  :  전 직원이 상신한 문서들 중 진행 중인 문서들의 목록입니다.

• 승인  :  전 직원이 상신한 문서들 중 승인으로 종결된 문서들의 목록입니다.

• 반려  :  전 직원이 상신한 문서들 중 반려로 종결된  문서들의 목록입니다.

• 폐기  :  문서 폐기 시 해당 메뉴에 목록이 쌓이며, 복구 및 영구 폐기할 수 있습니다.

결재 관리(결재방식 설정)

관리자는 결재 방식을 설정할 수 있습니다.

① 전결 : 기관 또는 기업의 장으로부터 업무의 내용과 중요도에 따라 최종 결재권을 위임 받은 자가 행하는 행위입니다.

예) 이사원이 기안을 올리고, 박대리, 김차장이 미결인 상태에서 유부장이 전결처리하여 박대표는 결재 권한을 잃고 박대리, 김차장은 후열로 권한이 변경되었습니다.

② 선결 : 자신의 결재 순번이 되기 전에 결재 권한을 미리 행사하는 행위입니다.

예) 김차장이 기안을 올리고, 박대표가 선결 처리하여 유부장은 후열로 권한이 변경되었습니다.

③ 대결 : 기관 또는 기업의 장으로부터 업무의 내용과 중요도에 따라 최종 결재권을 위임 받은 자가 행하는 행위입니다.

④보류 : 결재자가 상신된 문서에 대해 즉시 결정을 내리기 어려울 경우 보류 기능을 이용해 결재를 잠시 중지시킬 수 있습니다.

⑤ 순차 합의 : 합의자들의 순번에 따라 차례대로 합의를 하는 방식입니다.

병렬 합의 : 합의자들의 순번에 상관없이 합의를 하는 방식입니다.

⑥ 순차 수신 : 수신자들의 순번에 따라 차례대로 수신을 하는 방식입니다.

병렬 수신 : 수신자들의 순번에 상관없이 수신을 하는 방식입니다.

⑦ 미결 문서 수정 : 문서 수정 권한을 가진 사용자는 종결 전 문서를 수정할 수 있습니다.

단, 결재자는 결재 전에만 문서를 수정할 수 있습니다.

⑧ 문서 첨부 : 기안서 작성 시 부서 내 문서, 본인이 기안 및 결재한 문서 중 종결된 문서를 첨부할 수 있는 기능입니다.

⑨ 문서 폐기 : 문서 관리자는 결재 문서 관리 에서 문서를 폐기할 수 있습니다.

결재 문서 관리에서 미결/승인/반려 문서를 폐기하면 폐기로 이동되며, 복구 및 영구 폐기할 수 있습니다.

양식 관리

현재 사용중인 결재 문서 양식을 확인 할 수 있으며, 신규 양식 등록도 가능합니다.

① 사용 문서 / 미사용 전환 문서 : 현재 사용 중인 문서나 미사용 문서 목록을 확인할 수 있습니다.

② 신규 양식 등록 / 미사용 전환 : 관리자가 직접 이용할 양식을 등록하거나 사용 중인 문서를 미사용 문서로 전환 할 수 있습니다.

③ 결재 방식 : 사용 중인 문서의 결재방식을 확인할 수 있습니다.

• 내부결재 : 기안 부서 내에서 결재가 완결되는 경우 입니다.

예) 기안자1 - 결재자1 (마케팅팀) – 결재자2 (마케팅팀) – 결재자3 (마케팅팀)

                  (※ 마케팅팀에서 기안한 문서가 마케팅팀 내에서 결재 완료)

• 협조결재 : 기안부서 내에서 결재 완료 후 수신부서로 업무 협조를 요청하는 경우입니다.

                  ㄴ예  :  기안자1 - 결재자1 (마케팅팀) – 결재자2 (마케팅팀) – 수신자1 (경영지원팀)

                  (※ 마케팅팀에서 종결된 문서가 수신부서로 전달되어야 하는 경우)

양식명 : 사용 중인 문서의 양식명을 확인할 수 있습니다. 양식명 클릭 시 해당 양식을 수정할 수 있습니다.

문서 번호 방식 설정

① 약칭 사용 설정 : 채번 방식에서 설정할 수 있는 회사명, 부서명의 약자를 등록 할 수 있습니다.

② 회사명, 부서명 : 회사명, 부서명을 확인할 수 있습니다.

구분 : 회사명, 부서명의 종류를 확인할 수 있습니다.

부서코드 : 회사명, 부서명의 약칭을 입력할 수 있습니다.

① 문서번호 : 문서가 종결되었을 때, 발행되는 문서번호입니다.

                     아래 순번에 따라 채번 방식을 설정할 수 있으며, 문서 마지막에 년-월-일련번호는 필수로 삽입됩니다.

② 순번 : 원하는 순서로 채번 방식을 설정할 수 있습니다. 회사명, 부서명, 양식명, [회사, 부서 코드]에서 설정한 약칭 등을 선택할 수 있으며, 직접 텍스트를 입력하여 설정할 수도 있습니다.

문서 백업

백업 신청 시, 데이터 용량에 따라 1~3일 후 [백업 신청] 버튼이 [다운로드] 버튼으로 변경됩니다.

• [양식 관리] 메뉴에서 설정한 보존연한이 만료되지 않은 문서에 한해 백업이 가능합니다.

• 다운로드는 30일 간 가능하며 기간이 만료되었을 경우 재 신청을 하셔야 합니다.

• 백업 문서는 HTML 파일로 저장됩니다.

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