기안서 작성

다양한 양식을 활용하여 기안서를 작성할 수 있습니다.

① 양식명 검색 : 검색을 통해 원하는 양식을 찾을 수 있습니다.

② 양식 목록 : 등록된 양식 목록이 나열되며, 원하는 양식을 선택해 사용할 수 있습니다.(최근 사용한 문서 7개가 상단에 표시됩니다.)

③ 양식 : 양식 목록에서 선택한 양식을 미리 볼 수 있습니다.

• 신규 작성 : 선택한 양식으로 새로운 기안서를 작성할 수 있습니다.

④ 내 문서 : 사용자가 최근에 기안한 양식을 최대 5개까지 미리 볼 수 있습니다.

• 신규 작성 : 선택한 양식으로 새로운 기안서를 작성할 수 있습니다.

• 재기안 : 최근에 올린 기안서를 불러와 다시 기안할 수 있습니다.

⑤ 부서 문서 : 사용자의 부서원이 최근에 기안한 양식을 최대 5개까지 미리 볼 수 있습니다.

• 신규 작성 : 선택한 양식으로 새로운 기안서를 작성할 수 있습니다.

• 재기안 : 최근에 올린 기안서를 불러와 다시 기안할 수 있습니다.

⑥ 신규 작성 : 선택한 양식으로 기안서를 작성합니다.

① 결재 상신 / 임시저장

• 결재 상신 : 작성한 기안서를 결재 요청합니다. 결재 상신을 클릭한 후에는 문서 공개 여부 설정, 문서철 선택 및 기안자 의견을 작성할 수 있습니다.

• 임시저장 : 작성 중인 기안서를 결재 요청하지 않고, 임시 저장함에 보관합니다.

② 기안서 작성 : 양식에 내용을 입력해 문서를 완성할 수 있으며, 해당 문서의 열람자와 공람자를 지정할 수 있습니다.

③ 결재선 : 결재선을 지정하고, 지정된 결재선을 볼 수 있습니다.

• 결재선 지정 : 결재자, 합의자, 수신자를 지정할 수 있으며, 결재 순서와 합의, 수신 방법을 지정할 수 있습니다.

• 즐겨찾는 결재선 : 등록된 즐겨찾는 결재선을 불러올 수 있습니다.

④ 첨부파일 : 파일을 끌어넣거나 직접 선택해 첨부할 수 있습니다. (첨부파일 당 최대 업로드 용량은 100MB입니다.)

⑤ 첨부문서 : 기안함, 결재함, 부서문서함의 문서를 첨부해 기안할 수 있습니다.

① 사용자 목록 : 결재선에 지정할 사용자를 찾을 수 있습니다.

② 결재 : 해당 문서를 승인/선결/전결/대결/반려할 수 있는 결재자를 지정합니다.

     합의 : 해당 문서를 합의/반려/부서 내 결재할 수 있는 합의자를 지정합니다.

     병렬 합의 : 합의자들이 순번에 상관없이 합의를 할 수 있습니다.

③ 수신자 지정 : 협조 결재 시에만 지정할 수 있고, 결재완료 후 문서를 수신할 수신자를 지정할 수 있습니다.

     병렬 수신 : 수신자들이 순번에 상관없이 문서를 수신할 수 있습니다.

④ 즐겨 찾는 결재선 

• 즐겨 찾는 결재선 지정 : 등록한 개인 결재선을 즐겨 찾는 결재선에 추가할 수 있습니다.

• 초기화 : 지정한 결재자/합의자/수신자 목록을 초기화합니다.

결재 옵션

메일플러그에서는 결재자에게 승인, 반려 외에도 선결, 전결, 대결, 보류 옵션을 제공합니다.

① 승인 : 가장 기본적인 결재 옵션으로 자신의 결재 차례에서의 승인입니다.

② 반려 : 가장 기본적인 결재 옵션으로 자신의 결재 차례에서 해당 문서의 효력을 중지시킵니다.

③ 선결 : 자신의 결재 차례 전에, 미리 앞서 결재 권한을 행사합니다.

④ 후열 : 후에 열람한다는 의미로 승인 혹은 반려로 의사결정을 할 수 있는 권한에서 문서를 조회할 수 있는 권한으로 변경됩니다.

예) 김차장이 기안을 올리고, 박대표가 선결 처리하여 유부장은 후열로 권한이 변경되었습니다.

⑤ 전결 : 이후 순번에 결재자들이 남아있으나, 자신의 선에서 문서를 종결 짓습니다.

예) 이사원이 기안을 올리고, 박대리, 김차장이 미결인 상태에서 유부장이 전결처리하여 박대표는 결재 권한을 잃고 박대리, 김차장은 후열로 권한이 변경되었습니다.

⑥ 대결 : 자신의 부재 기간(출장, 휴가 등의 사유)으로 결재를 행할 수 없을 때 위임자를 지정하여 결재 권한을 대리 행사하도록 합니다.

환경설정(우측 메뉴 톱니바퀴 모양)을 누른 후 결재설정 > 부재등록을 눌러 부재 기간, 부재 사유 입력 및 대결자를 선택한 후 저장을 누릅니다.

⑦ 보류  :  승인 또는 반려를 결정하기 어려운 경우, 문서를 “보류” 처리할 수 있습니다.   

개인 결재선

자주 쓰는 결재선을 등록하거나 삭제할 수 있습니다.

환경설정(우측 톱니바퀴 모양)를 누른 후 좌측 메뉴의 결재설정 > 개인 결제선 관리를 누릅니다.

등록 버튼을 눌러 개인 결재선을 설정합니다.

증명서 신청

재직증명서, 경력증명서, 퇴직증명서 등의 증명서를 발급 받을 수 있습니다.

인사 담당자 권한은 다수가 가질 수 있으므로 증명서 신청 알림은 인사 담당자로 지정된 전체에게 전달됩니다.

① 증명서 신청 양식은 메일플러그에서 제공하는 증명서 신청 양식을 사용해 주셔야 합니다.

② 증명서 요청 정보 : 증명서 종류, 발급 부수, 주민등록번호 표기 방식, 용도를 입력할 수 있습니다.

• 발급 가능한 증명서 종류 : 재직증명서, 경력증명서, 퇴직증명서, 재직증명서(영문), 경력증명서(영문), 퇴직증명서(영문)

③ 결재선 : 증명서의 결재선은 인사 담당자로 자동 지정됩니다.

증명서 발급은 인사 담당자 중 누구든 먼저 처리가 가능하며, 증명서를 인쇄 및 메일로 발송할 수 있습니다.

결재문서 관리

사용자의 전반적인 결재문서를 관리할 수 있습니다.

① 기안서 작성/즐겨찾기

• 기안서 작성 : 기안서 작성 페이지로 이동해, 문서 양식 선택 후 기안서를 작성할 수 있습니다.

• 즐겨찾기 : 종결된 문서 좌측 ★ 를 클릭 하시면,  문서를 즐겨찾기에 추가할 수 있습니다.

② 결재 대기/결재 요청

• 결재 대기 : 결재자가 본인으로 지정되어 있고, 현재 결재 순서가 사용자 차례인 문서들입니다.

• 결재 요청 : 본인이 결재를 요청해 아직 결재가 완료되지 않은 문서들입니다.

③ 기안함 : 사용자가 기안한 문서들을 확인할 수 있습니다.

• 종결 : 사용자가 기안하고, 결재가 종결된 문서들을 확인할 수 있습니다.
           승인된 문서는 기결재 상신을 통해, 새로운 기안 작성 시 첨부하실 수 있습니다.

• 회수 : 사용자가 기안한 뒤, 회수한 문서들을 확인할 수 있습니다.

• 임시 저장 : 문서 작성 중 임시저장한 문서들을 확인할 수 있습니다.

④ 결재함 : 본인이 결재라인에 지정되어 있는 문서들을 확인할 수 있습니다.

• 미결 : 본인이 결재라인에 지정되어 있고, 결재가 완료되지 않은 문서들을 확인할 수 있습니다.

• 종결 : 본인이 결재라인에 지정되어 있고, 결재가 종결된 문서들을 확인할 수 있습니다.

• 열람/공람 : 본인이 열람/공람자로 지정되어 있는 문서들을 확인할 수 있습니다.

• 열람 : 열람자로 지정된 경우, 결재 진행 중인 문서를 조회할 수 있습니다.

• 공람 : 공람자로 지정된 경우, 결재가 종료되야 해당 문서를 조회할 수 있으며, 공람 시행을 통해, 해당 문서를 추가로 공람할 수 있습니다.

⑤ 부서 문서함 : 본인의 부서에서 결재가 종결된 공개 문서들을 확인할 수 있습니다.

• 승인 : 최종 승인되어 결재가 종결된 문서들을 확인할 수 있습니다.

• 반려 : 최종 반려되어 결재가 종결된 문서들을 확인할 수 있습니다.

결재 요청 문서

결재 요청 문서에서 문서 관련 정보를 확인할 수 있습니다.

① 수정 : 결재 이전의 문서를 수정할 수 있습니다.

회수 : 결재 이전의 문서를 회수해 재기안 및 삭제할 수 있습니다.

목록 : 결재 요청 중인 문서 목록으로 이동합니다.

② 문서 정보 / 인쇄

• 문서 정보 : 문서 정보, 문서 이력, 조회 현황을 확인할 수 있습니다.

• 인쇄 : 해당 결재 문서를 출력합니다.

③ 결재선

• 결재자 : 결재선에 등록된 결재자, 합의자, 수신자를 확인할 수 있습니다.

• 결재 의견 : 결재자, 합의자, 수신자명 하단에서 결재자가 남긴 의견을 확인할 수 있습니다.

• 결재 상태 : 결재 진행 상태 및 결재 방식을 확인할 수 있습니다.

④ 첨부파일 : 첨부된 파일을 다운로드할 수 있습니다.

⑤ 첨부문서 : 첨부된 문서를 확인할 수 있습니다.

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